КЛЮЦЕВСЬКИЙ Володимир Іванович МЕХАНІЗМИ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В МІСЦЕВИХ ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

summary

У вступі обґрунтовано актуальність теми; вказано на зв’язок дисертаційної роботи з науковими програмами й темами досліджень; подано стислу характеристику сутності і стану розроблення проблеми, що досліджується; визначено мету, завдання, об’єкт, предмет і методи дослідження; розкрито наукову новизну; вказано практичне значення отриманих результатів, наведено дані щодо їх апробації; описано структуру та обсяг дисертації.
У першому розділі - «Теоретико-прикладні засади дослідження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади» -
аналізуються основні поняття електронного документообігу як складової електронного урядування; висвітлюється суть електронного документообігу як об’єкта державного управління; досліджується електронний документообіг у вимірі реалізації державної політики електронного урядування. Розкрито поняття і сутність термінів «виконавча влада», «місцеві органи виконавчої влади», «електронне урядування», «електронний документообіг». Запропоновано авторські визначення термінів «електронний документообіг в місцевих органах виконавчої влади» та «комплексний критерій оцінки ефективності електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади».
У розділі зазначено, що органи публічної влади за своєю специфікою можуть мати вертикально-централізовані (органи центральної виконавчої влади та місцеві органи виконавчої влади) або децентралізовані (органи місцевого самоврядування) механізми державного управління.
Визначено, що науковці на сьогодні висувають певні вимоги до механізмів державного управління. Проаналізувавши ці вимоги, було зроблено висновок щодо можливості застосування цих механізмів для впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади і наведено відповідні приклади.
Відповідно до системного підходу до організації інформаційного забезпечення для ефективного управління органами державної влади слід проводити такі дії організаційного характеру: забезпечувати централізацію та збереження актуальної інформації, визначати головного суб’єкта, який реалізував би її та відповідав за впорядкування документно-інформаційних процесів у відповідному ЦОВВ, їх регіональних підрозділах чи в органах місцевого самоврядування, удосконалювати роботу з даними (ураховуючи технологічну та технічну складові).
Досліджено основні тенденції та сучасні підходи до модернізації електронного документообігу. Зазначено, що впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади на різних етапах його запровадження має неоднакову реалізацію. Так, застосування інструментів електронного урядування утворює інноваційний виконавчий ресурс реалізації урядових рішень, прийнятих для вдосконалення роботи місцевих органах виконавчої влади. Однак перехід урядових структур усіх рівнів в онлайн-режим не може водночас скасувати традиційні методи їх роботи. Відповідно, перші кроки будуть пов’язані з реорганізацією всієї системи управлінських процесів.
Попри десятирічне законодавче врегулювання цих питань, фактично нині інструменти електронного урядування, такі як СЕД, функціонують лише в окремих місцевих органах виконавчої влади. Причини такого стану справ в основному полягають в неефективній реалізації державної політики в цій сфері діяльності, відсутності належного фінансування для розроблення та впровадження СЕД. Крім того, перешкодою є певні ментальні риси посадових осіб, які звикли працювати з паперовими документами, та їхнє небажання впроваджувати інновації в складних процесах роботи з документами.
Узагальнено досвід провідних держав світу з питань впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади. Зазначено, що досвід таких країн як США, Велика Британія, Італія, Естонія чи Європейський Союз показує, що реалізація механізмів та інструментів електронного урядування, серед яких чільне місце посідає електронний документообіг, сприяє прозорості й ефективності діяльності влади. Позитивні приклади запровадження та функціонування інструментів електронного урядування в інших країнах допоможуть зосередити увагу на реальних перевагах цих систем та всебічно реалізувати їх переваги в Україні. Іншим напрямком розвитку систем електронного документообігу повинна стати інтеграція СЕД з системами надання адміністративних послуг в електронному вигляді.
У другому розділі - «Розвиток механізмів впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади» - аналізується становлення і розвиток нормативно-правового забезпечення впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади; показано розвиток організаційного механізму електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади; розкрито інноваційні технології розвитку організації електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади. Доведено, що розвиток суспільних відносин став вимогою в цілому щодо розроблення, вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних правовідносин. Ця нормативно-правова база повинна також актуалізуватися відповідно до поточних вимог вітчизняного державного управління та ґрунтуватися на міжнародних стратегічних документах, що пов’язані із запровадженням цифрових технологій і створені авторитетними й широко відомими організаціями.
Зазначено, що серед працівників місцевих органів виконавчої влади мають бути фахівці, здатні координувати впровадження системи електронного документообігу як організаційного механізму державного управління, а також вести постійний супровід цих систем, що потребує якісної спеціальної та професійно-галузевої підготовки кадрів для державної служби. Упровадження систем електронного документообігу в діяльність місцевих органів виконавчої влади також допоможе прискорити оброблення інформації в ньому, між та всередині його підрозділів, поліпшити та прискорити процес ухвалення управлінського рішення, його якість, посилити контроль за його виконанням, поліпшити взаємодію та координацію безпосередньо між органами влади. У цьому сенсі впровадження електронного документообігу на практичному рівні є основою нового формату роботи місцевих органів виконавчої влади.
Основу архітектури та інформаційно-технологічної інфраструктури систем електронного документообігу можуть стати «хмарні» технології - системи надання користувачеві повсюдного і зручного мережевого доступу до загального пулу інформаційних ресурсів (мереж, серверів, систем зберігання даних, додатків і сервісів). Окреслено основні переваги хмарних технологій для забезпечення електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади.
На основі аналізу основних тенденцій впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади було визначено потребу, а відтак розроблено та запроваджено в діяльність Херсонської обласної державної адміністрації «Концепцію електронного документообігу в місцевих органах влади Херсонської області», а з урахуванням її положень розроблено та запроваджено програмний продукт - єдину інформаційно-програмну системи місцевих органів влади СОД 2.0 (ЄІПС), яка дозволяє виконувати більшість функцій, що властиві традиційним СЕД, однак має додатковий модуль контролю та аналітики. Цей модуль дозволяє не лише відслідковувати стан готовності документа чи відповіді на доручення, але й інші функції, наприклад забезпечення автоматичної реєстрації документів, впровадження електронного документообігу за раніше налаштованими маршрутами тощо.
У третьому розділі - «Напрями вдосконалення механізмів впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади» - на прикладі Херсонської області побудовано модульно-інтеграційну модель електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади; показано основні напрями вдосконалення електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади; розроблено практичні рекомендації щодо вдосконалення механізмів впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади. Зазначається, що європейська практика реформування державного управління на перше місце в цьому процесі ставить використання інноваційної діяльності з метою запровадження новітніх управлінських технологій. Ідучи за цим прикладом, Херсонська обласна державна адміністрація з метою впровадження системних змін та модернізації державного управління запровадила у свою роботу систему управління якістю (СУЯ), яку на сьогодні сертифіковано відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001:2015. Ця система дозволила виявити «вузькі» місця діючої ЄІПС СОД 2.0 та зумовила потребу вдосконалення діючої модульної моделі впровадження електронного документообігу в місцевих органах виконавчої влади.