Веб-сайт обласної державної адміністрації України як документально-інформаційна система: засади функціонування, структура, зміст

Краткое содержание

У вступі обґрунтовано актуальність обраної теми, визначено об’єкт і предмет дослідження, сформульовано мету, завдання та методологічні засади дисертації, охарактеризовано наукову новизну та практичне значення роботи, ступінь апробації результатів дослідження.

У першому розділі визначено основні поняття дисертаційної роботи, охарактеризовано ступінь вивчення теми.

         Базові поняття документознавства та архівознавства “документ”, “документна інформація”, “документальна система” мають певну історію і постійно набувають нового змісту в різних науках та галузях знань. Зокрема, поняття “документ” і похідні від нього у певних контекстах вживають в історичній науці та правознавстві ХІХ – початку ХХ ст.; потім у 1930-50-х рр. їх застосовує так звана документаційна наука, фундатором якої був Поль Отле, а з 1960-х рр. вони стають головними у лексиці архівознавства, документознавства, бібліотекознавства, бібіографознавства та інформатики. Причому кожна з наук спирається на відповідну практичну сферу створення, організації функціонування, використання документів, документної інформації, документальних систем і, зокрема – на діловодство, архівну справу, бібліотечно-бібліографічну та іншу науково-інформаційну діяльність. Нині відбувається подальше поширення цих понять вже у сфері електронних інформаційних технологій і поряд з поняттями “електронний документ”, “електронна інформація” та “електронна документально-інформаційна система” дедалі частіше застосовують споріднені терміни “веб-ресурс” (“Інтернет-ресурс”), “веб-сайт”, “веб-документ”.

У межах завдань дисертаційної роботи і виходячи з її специфіки як документознавчого дослідження, з одного боку, та набутого дослідниками досвіду з визначення лексичного складу сфери Інтернет-технологій – з іншого, автором конкретизовано основні поняття роботи. Зокрема, веб-документ – це електронний документ, що зафіксований в Інтернет. Слід зауважити, що вихідне поняття документа сформульовано в ДСТУ 2732 – 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” і згідно з вміщеним там визначенням інформація документа має відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Водночас веб-документи можуть бути представлені переліками записів, що у традиційній формі також вважаються документами, а в електронній формі їх часто називають базами даних. Іншою специфікою веб-документів можна вважати їхню тотожність, за думкою фахівців, веб-сторінкам, а також те, що їх поділяють на статичні або динамічно змінювані. Однак остання теза є спірною з точки зору документознавства, оскільки будь-яка зміна веб-документа характеризує його вже як інший документ, що має вже інші реквізити (наприклад, дата документа - це дата зміни). Веб-сайт розглядається як  документально-інформаційна система (йому притаманні всі ознаки такої системи у класичному розумінні: наявність масиву документів, засобів інформаційного пошуку, техніко-технологічних засобів фіксування, зберігання та представлення інформації), що існує у вигляді організованої сукупності електронних документів та їхніх зв’язків. Інформаційний ресурс веб-сайтів ми розглядаємо як сукупність документів та інших даних, що існують в електронній формі, цілеспрямовано взаємопов’язаних між собою як різновидові інформаційні джерела. Тобто, крім документів, існують також дані, не організовані у вигляді документів, що не мають відповідного складу реквізитів, які можуть характеризувати ці записи як документ. Це, наприклад, певна фактографічна інформація для користувачів або інформація для користування сайтом, здійснення пошукових операцій тощо. Веб-портал розглядається нами як сукупність веб-сайтів, об’єднаних за певною ознакою відповідно до цільового призначення такої сукупності та змісту інформаційних потреб користувачів.

У 1990-х рр. в Україні з’являються теоретичні праці бібліотекознавців, книгознавців та бібліографознавців, зокрема, С. Кулешова, Н. Кушнаренко, Е. Медведєвої, В. Омельчука, М. Слободяника, А. Соляник, Л.Філіпової, Г. Швецової–Водки, що безпосередньо присвячені питанням теорії документознавства і в яких зроблено спроби з позицій цих наук подолати специфічні підходи діловодства, архівознавства, археографії та бібліографії та опрацювати спільні питання зазначених наукових дисциплін та галузей знань у межах документознавства. Специфіку електронних документів, електронного документообігу з точки зору документознавства розглянуто у працях Г. Асєєва, М. Болдовського, П. Марченка. Окремі питання, пов’язані з електронними ресурсами та функціонуванням електронних документів, порушуються в публікаціях Г. Власової, Н. Гайсинюк, Л. Бабко, В. Іванова, Ю. Яковлєвої та ін. М. Слободяником в контексті обгрунтування напрямів документологічних досліджень розглядаються теоретико-методологічні питання щодо осмислення поняття документа як інформаційного джерела та його комунікаційної функції, аналізуються перспективні напрями подальших досліджень, у тому числі інформаційних технологій та ресурсів.

Сьогодні в Україні розвивається теоретико-методологічні засади бачення документознавства як галузі науки, що вивчає сутність, закономірності, засоби та форми функціонування документа в оперативному та архівному стані документально-інформаційних систем й комунікацій, як в історичному так і в сучасному соціокультурному процесі. У такій спосіб можна поєднати сучасні й ретроспективні підходи та методи різних наук, що мають своїм об’єктом документ в його широкому значенні, різних формах, походженні, спрямуванні. Так, інформаційні, у тому числі документаційні, ресурси органів державної влади стають об’єктом досліджень як традиційного (зокрема управлінського), так і “нового” документознавства.

Аналіз змісту та практичних аспектів управлінського документознавства належить С. Кулешову. Він відзначив важливість дослідження документаційних ресурсів інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень у місцевих органах державної влади і розглянув поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, напрями діяльності обласних державних адміністрацій у контексті інформаційних соціальних потреб та реалізації періодичних та ситуативних потреб керівництва ОДА, документаційні фонди як засіб для виконання функцій керування. С. Кулешов також звернув увагу на необхідність архівного зберігання найбільш важливої політичної інформації в Інтернет, яка часто оновлюється і зникає, внаслідок чого суспільство втрачає інформацію, що може бути цінною для наступних поколінь.  На досвід архівування сайтів, мережевих публікацій органів державної влади в Австралії вказує також російський архівіст О. Рисков. 

         Низку статей щодо розвитку Інтернет-ресурсів опублікували Г. Боряк та Г. Папакін. Г. Боряк, зокрема, висвітлив історію формування вітчизняних та зарубіжних електронних архівних ресурсів, питання доступу до зазначених архівних джерел. Огляду Інтернет-ресурсів органів державної влади України, в тому числі й ОДА, документознавчому аналізу офіційних видань України присвячено статті Я. Чепуренко.

Певний інтерес мають праці А. Кисельової, яка розглядала методично близькі до нашої проблематики питання формування архівних ресурсів веб-сайта Державного комітету архівів України як окремого наукового об’єкта архівознавства та документознавства. Зокрема, нею проаналізовано структуру, наповнення та моніторинг відкритих інформаційних ресурсів архівного порталу України. Це поки ще єдина спеціальна наукова праця, присвячена дослідженню веб-сайта органу виконавчої влади як окремого архівознавчого об’єкта.

         У другому розділі розглянуто нормативно-правові засади профільної діяльності ОДА, реалізацію ними інформаційно-комунікаційної та документостворюючої функцій.

Основна діяльність ОДА сконцентрована на соціально-економічному розвитку області, зокрема, виконанні бюджету і фінансової діяльності, управлінні майном, приватизації та підприємництва, містобудуванні, організації житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування населення, функціонуванні транспорту і зв'язку, використанні та охороні земель, природних ресурсів і  довкілля, організації науки, освіти, культури, фізкультури і спорту, соціального забезпечення та соціального захисту населення, зайнятості населення, охорони здоров'я, материнства і дитинства, питаннях сім’ї, молоді, праці та заробітної плати, міжнародних та зовнішньоекономічних відносин, оборонної роботи, забезпечення законності, правопорядку, прав і свобод громадян. Відповідно до цих завдань та напрямів діяльність ОДА є складовою діяльності загальної системи органів виконавчої влади і тому вони працюють у взаємозв’язку із вищими органами державної влади України, центральними та іншими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями. Зазначені вище завдання і зв’язки ОДА визначають характер документування ними їх діяльності, видову та тематичну специфіку їх документаційних потоків, документаційних фондів, а також визначає структуру та зміст репрезентованої ними інформації, зокрема на їх веб-сайтах. Документування управлінської діяльності, склад документів, що фіксують  реалізацію ОДА покладених на них обов’язків, є офіційним джерелом та підґрунтям у формуванні  документаційних та електронних документальних ресурсів ОДА. Нормативна база передбачає значне розширення складу та змісту ресурсів за рахунок залучення інших джерел, доступів до баз даних, ресурсів інших державних та недержавних структур, формування нового виду ресурсу, що існує в мережі Інтернет.

Важливим напрямом діяльності ОДА є виконання послуг (що на веб-сайтах відображені у каталозі послуг) і робота з громадянами та юридичними особами, громадськими об’єднаннями щодо опрацювання їх звернень, скарг та пропозицій. У даному аспекті виконується інформаційно-комунікаційна функція електронних ресурсів веб-сайтів. На веб-сторінках “Звернення громадян” пояснюються механізми зворотного зв'язку в роботі з громадянами через відділ роботи із зверненнями громадян, який функціонує у структурі ОДА, розкривається персональний склад відділів, перелічуються регламентуючі документи, публікуються накази голів ОДА, юридичні поради, зразки оформлення документів, листи громадян, а також доповідні записки, звіти, інші документи, що представляють детальну інформацію щодо виконання роботи з цього питання. Разом з інформуванням про діяльність ОДА в галузі соціально-економічного та культурного розвитку області, це – один з найбільш потужних та документально насичених розділів сайтів.

Правове регулювання створення та функціонування веб-сайтів ОДА у першу чергу визначається законами України, нормативно-правовими актами Президента України та Кабінету Міністрів України, що регулюють діяльність органів виконавчої влади. Нормативно-правова база, що має відношення до функціонування ОДА та створення офіційних веб-порталів і веб-сайтів може бути представлена декількома групами документів.

Перша група – законодавство у галузі розвитку демократичних засад гласності у сфері інформації, розвиток ефективної системи державного керування, яка б відповідала стандартам демократичної правової держави, утвердження громадянського суспільства. Публічність в інформуванні забезпечується не лише відповідними нормами Конституції України, а й такими нормативно-правовими документами як Закон України “Про інформацію” (1992 р.), де задекларовано принципи свободи інформації, звільненої від ідеологічних обмежень. Принципи забезпечення вільного та оперативного доступу до інформації на веб-сайтах також були зафіксовані у законах України “Про Національну програму інформатизації” (1992 р.) та “Про Концепцію Національної програми інформатизації” (1998 р.), указах Президента України “Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні” (2000 р.), “Про підготовку пропозицій щодо забезпечення гласності та відкритості діяльності органів державної влади” (2001 р.), “Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади” (2002 р.), а також у “Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади” (2002 р.).

Друга група нормативно-правових актів спрямована на  унормування діяльності органів виконавчої влади, у тому числі ОДА.  Головним документом, що регламентує діяльність ОДА, є Закон України “Про місцеві державні адміністрації” (1999 р.). Інформатизацію цих органів було визнано важливою складовою загального розвитку державного управління в Україні та його демократизації.

Третя група керівних документів безпосередньо стосується створення та функціонування веб-сайтів органів виконавчої влади, зокрема ОДА. Веб-сайти ОДА як відкриті документально-інформаційні системи з одного боку, реалізують функції органу виконавчої влади з урахуванням специфіки діяльності конкретної адміністрації, а з іншого боку – є складовою урядового ресурсу українського сегменту мережі Інтернет. Одночасно веб-сайт ОДА виступає як самостійний інформаційний ресурс адміністрації. Створення та функціонування цієї документально-інформаційної системи регламентовано низкою нормативно-правових документів, що визначають її завдання, оформлення, єдність програмного забезпечення, ієрархічний взаємозв’язок її підсистем та елементів, зв’язок з іншими системами. Серед цих документів: “Порядок функціонування веб-сайтів органів виконавчої влади”, затверджений спільним наказом Державного комітету інформаційної політики, телебачення та радіомовлення України та Державного комітету зв’язку та інформатизації України (2002 р.) та “Порядoк надання інформаційних та інших послуг з використанням електронної інформаційної системи “Електронний Уряд”, затверджений  наказом Державного комітету зв’язку та інформатизації України (2003 р.).

На веб-сайтах органів виконавчої влади розміщують:  веб-ресурси інших органів влади, у підпорядкуванні яких перебуває даний орган; структурних підрозділів органу; місцевих та галузевих установ, підприємств, організацій, що перебувають у сфері компетенції органу; інформаційні ресурси та відомості про засоби масової інформації, засновником чи співзасновником яких є орган виконавчої влади; посилання сайти міжнародних організацій, з якими співпрацює орган виконавчої влади, а також ресурси, профіль яких належить до сфери компетенції органу.

Веб-сайти ОДА складаються з обов’язкової (регламентованої нормативно-правовими актами) та ініціативної частин.

Веб-документи, які розміщують ОДА в обов’язковій частині сайта можна поділити на такі групи: 1) документи, що містять установчі відомості та  інформацію про персональний склад керівництва (найменування органу; основні завдання та нормативно-правові засади діяльності та функції як у цілому, так і за управліннями та відділами; структура та керівництво органу; адреси, телефони, факс); 2) нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції органу;  3) документи щодо регуляторної діяльності органу  (порядок реєстрації, ліцензування окремих видів діяльності, зразки документів, необхідних для звернення громадян до органу); 4 ) документи щодо виконання бюджету відповідного рівня; 5) документи щодо діяльності у галузі комунальних послуг; 6) цільові програми; 7) порядок оскарження рішень, прийнятих органом відповідного рівня; 8) перелік державних інформаційних ресурсів з питань, що належать до компетенції органу. У зазначеній частині як окрема складова вказаних веб-документів або як самостійні записи фактографічних даних фіксують такі обов’язкові відомості: розпорядок роботи органу; поточні та заплановані заходи і події у відповідній сфері; відомості про проведення закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти; відомості про наявні вакансії; адреси електронної пошти та веб-сайтів районних держадміністрацій; реквізити установ і закладів соціальної сфери, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління органу.

Передбачена можливість зафіксування на сайті ініціативної (необов’язкової), але важливої з точки зору ОДА інформації, що необхідна для належного виконання ними основних функцій. У цій частині можуть бути розміщені документи, що містять, зокрема: а) історичні відомості про підпорядковану ОДА територію, її адміністративно-територіальний устрій, міста регіону; б) огляди економічного розвитку регіону; в) відомості про розвиток науки, освіти, культури (навчальні заклади і наукові установи, заклади культури і мистецтва), г) опис природних ресурсів; д)  дані про транспортну інфраструктуру, засоби комунікації, промисловість, сільське господарство; е) інформацію про створення (наявність) привабливих інвестиційних умов у регіоні, вільні економічні зони, розвиток туризму тощо; є) посилання на інші інтернет-ресурси регіону тощо.

         Таким чином, низка чинних нормативно-правових актів у цілому  забезпечує створення та функціонування веб-сайтів ОДА як документально-інформаційних систем, спрямованих на  оприлюднення документної інформації про діяльність ОДА з різних напрямів, здійснення інформаційного двостороннього зв’язку з державними установами, громадськими організаціями, громадянами України, міжнародною спільнотою, виконання соціально-правових запитів громадян, реалізацію можливостей участі у розвитку інформаційного середовища в Україні. У підсумку зазначена документально-інформаційна система дозволяє забезпечити прозорість діяльності органів виконавчої влади, здійснення  контролю за їх діяльністю та у цілому виконувати ними свої управлінські функції.

         У третьому розділі веб-сайти ОДА розглядаються у контексті  розвитку інформаційного середовища України та реалізації зазначеними сайтами управлінської, соціокомунікативної та історико-культурної функцій.

Відповідно до “Порядку функціонування веб-сайтів органів виконавчої влади”, де сформульовано вимоги та принципи формування інформаційної структури веб-сайта органу виконавчої влади,  на сайті повинна бути представлена інформація відповідно до компетенції органу виконавчої влади та інформація власне про орган виконавчої влади. Разом з тим, передбачається внутрішня ієрархічна побудова та відповідна класифікація документів та даних за принципами важливості інформації та її непротирічності, можливість розвитку інформації, розширення складу та обсягу інформації кожної групи, відкриття нових рубрик без переструктурування, зручність пошуку при користуванні, зрозумілість назв класифікаційних рівнів (рубрик) широкому колу користувачів. Для кожної групи повинні бути передбачені інструментальні засоби навігації у межах рубрики та всього сайта. Статичні документи та документи з динамічно оновлюваним змістом, поточні дані повинні подаватися окремими цілісними блоками відповідно до тематики.

         Веб-сайти ОДА створюються у взаємозв’язку із Урядовим веб-порталом  на засадах уніфікації технічного, технологічного, інформаційного та організаційного забезпечення функціонування веб-сайтів органу виконавчої влади з урахуванням рівня розвитку інформаційної інфраструктури і технологічних можливостей кожного із зазначених органів. Структура головної сторінки веб-сайта ОДА повинна відповідати структурі головної сторінки  Урядового веб-порталу. Це вже передбачається на головній сторінці сайта, карті сайта, постійністю лівого, правого, верхнього та нижнього полів навігації. Стандартизована за структурою інформаційна картка області подає довідкову текстову інформацію за нормативними рубриками, що створюють своєрідний “паспорт” області: історія регіону (адміністративно-територіальний поділ, влада, кордони, населення, економічний потенціал, культура і традиції, природа і екологія), контактна інформація. Ця картка розміщується у центрі сторінки. Кожна сторінка ОДА на Урядовому порталі має  копірайт Кабінету Міністрів України.

Однією з головних функцій ОДА та одночасно одним із завдань створення їх веб-сайтів є надання через ці сайти інформаційних послуг, що регулюється “Порядком надання інформаційних та інших послуг з використанням електронної інформаційної системи "Електронний Уряд” (2003 р.). Передбачено надання чотирьох видів  інформаційних послуг: інформування (надання безпосередньо інформації про державні (адміністративні) послуги); одностороння взаємодія (забезпечена можливість користувачу отримати електронну форму документа); двостороння взаємодія (забезпечена можливість обробки електронної форми документа, включаючи ідентифікацію); проведення трансакцій (електронна реалізація можливостей прийняття рішень та їх надання). З цією метою на веб-сайті створюють документ – “Каталог послуг”, що містить перелік державних (адміністративних) послуг, які надає адміністрація і які систематизовані за суб’єктами їх надання – громадянам України, юридичним особам України, державним службовцям України, міжнародній спільноті.

Побудова сайта власне ОДА, на який можна вийти з картки Урядового порталу та окремо, передбачає типову структуру: головна сторінка та спеціальні сторінки (що можна розглядати як окремі документи), доступ до яких здійснюється через головну сторінку. Однак, кількість, зміст та розміщення розділів та рубрик, відкриття нових сторінок сайта у значній мірі залежить від концепції сайта конкретної обласної державної адміністрації та специфіки виконання нею окремих функцій, що відображається на карті (мапі) сайта.

         Головна сторінка веб-сайтів ОДА представляє інтегровану інформацію і дозволяє здійснювати загальне орієнтування в системі інформаційних ресурсів як ОДА, так іу зв’язках та лінках з міжнародними та внутрідержавними ресурсами. Вона охороняється копірайтом держадміністрації відповідної області.

         Головна сторінка має уніфіковану форму навігації з Урядовим веб-порталом. Вона містить карту сайта області або список основних стартових сторінок, відомості про обласну державну адміністрацію, її склад та офіційну адресу, структуру, кадрові зміни, нормативно-правові документи якими керується адміністрація у своїй діяльності, анонси подій і заходів, новини, історію області, її символіку, відомості про розвиток економіки області, фінансовий стан, соціально-гуманітарну сферу, населення, суспільство, каталог послуг, інформацію суспільно-політичного та соціально-правового характеру, про конкурси, тендери, звернення та прийом громадян, фотогалерею, лінки (зв’язки з іншими ресурсами), гостьову книгу тощо. На головній сторінці можуть виставляти доступ до інформації про поточні актуальні питання, з яких уряд України приймав відповідні постанови та рішення або актуалізував обговорення питання, а також про місцеві події, що мають важливе обласне або загальнонаціональне значення.

         Подальша побудова сайта ґрунтується на структурі функціональних обов’язків ОДА та розвитку ініціативних ресурсів ОДА. У цій сфері унормовані лише принципи подання інформації, тому структура сайтів та змістовне наповнення рубрик, їхня кількість та розгалуженість значною мірою залежить від концепції сайта конкретної адміністрації. За комплексами це, зокрема, може бути адміністративно-управлінська інформація щодо діяльності обласної державної адміністрації та розвитку соціально-економічної сфери суспільства, послуг,  соціокультурної сфери. Головні сторінки та карти сайтів забезпечують зв'язки зі всіма ресурсами завдяки системі гіперпосилань. Це дозволяє значно підвищити рівень забезпечення користувачів інформацією та зручність організації ресурсів й зв’язків між ними.

         Найбільший прояв ініціативного розвитку документально-інформаційних ресурсів відбувається у гуманітарній сфері ресурсів веб-сайтів ОДА, що відображає реальний вплив цього інформаційного ресурсу на духовний розвиток суспільства. Такий вплив здійснюється завдяки таким рубрикам як історія краю, його символіка, видатні діячі, культура і традиції українського народу та інших народів, які мешкають на цій території, інформація щодо культурно-мистецьких заходів, пов’язаних із краєм архівних першоджерел та інших історичних пам’яток, туристичних маршрутів, охорони унікального природного ландшафту, патріотичного виховання, освіти, науки тощо. Найбільша ініціатива в організації цих ресурсів належить обласним адміністраціям Дніпропетровської,  Донецької, Житомирської, Івано-Франківської, Полтавської, Рівненської, Харківської, Чернівецької, Чернігівської областей. Статистика відвідувань веб-сайтів користувачами свідчить про їхню популярність та значущість їх соціально-комунікаційної ролі як документально-інформаційних систем.

У висновках підбито підсумки дослідження, на основі яких можна стверджувати:

1. Питання щодо електронних інформаційних ресурсів як об’єкта  документознавства та архівознавства порушувалися у працях С. Кулешова, М. Слободяника, Я. Чепуренко; виконано дослідження окремих специфічних видів ресурсів органу виконавчої влади, зокрема, порталу “Архіви України” (Г. Боряк, Г. Папакін, А. Кисельова). Однак, у цілому питання нормативної бази, структури, функцій, змісту документальних та інших інформаційних ресурсів веб-сайтів ОДА комплексно не досліджувалися.

2. Реалізація завдань документознавчого дослідження веб-стайтів ОДА потребувало з’ясування низки понять сфери Інтернет-технологій. Однак остаточного узгодження трактування окремих понять, наприклад, “веб-документ”, веб-ресурси”, “веб-сайт”  з позицій документознавства та інформатики в нашій роботі досягнуто не було. Зазначені й інші поняття були прийняті з умовними трактуваннями, застосовуваними  тільки у межах нашого дослідження. Це було зумовлено різними підходами вчених до визначення змісту понять в даних науках, що спричинило тільки часткові загальні засади формулювань (наприклад, щодо визначення поняття “документ” як запису інформації за характеристиками жанру твору або номіналу офіційної інформації). Водночас, відзначено специфічні особливості “веб-документів” порівняно з документами з паперовим носієм. На відміну від паперового документа, що фіксує певний зміст, на сторінках веб-сайта як масиву організованої певним чином документної інформації, тексти нарощуються, щомісячно регулюється та контролюється його наповнення на нормативну відповідність. Тому цей ресурс постійно розвивається і містить у своєму складі як статичну, так і динамічно змінювану інформацію. Хоча веб-сайти ОДА за всіма своїми ознаками відповідають класичному розумінню документально-інформаційної системи, вони відрізняються від, наприклад, локальних електронних систем (зокрема, електронного документообігу в установі), оскільки є системою відкритого типу, яка передбачає наявність зв’язків з іншими документально-інформаційними системами в Інтернет.

3. Нормативно-правова база, що регламентує діяльність органів виконавчої влади, у тому числі ОДА, та формування й функціонування їх веб-сайтів складається з декількох напрямів: 1) акти, що утверджують демократичні засади створення, обігу та використання інформації, формування інформаційного простору України, вітчизняних інформаційних ресурсів в мережі Інтернет; 2) акти, що спрямовані на розвиток законодавства щодо діяльності органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, документування їхньої діяльності, висвітлення їх роботи засобами масової інформації, реалізації прав громадян щодо участі в державному управлінні та захист їх інтересів; 3) акти, що унормовують створення веб-сайтів та реалізацію їх функцій, фіксують основні вимоги до побудови сайтів (уніфікують форму веб-сайтів, їх структуру, види інформації), верифікацію розміщеної інформації.

4. Веб-сайти ОДА створюються у системному взаємозв’язку із Урядовим веб-порталом на засадах уніфікації технічного, технологічного, інформаційного та організаційного забезпечення. Структура головної сторінки веб-сайта адміністрації повинна відповідати структурі головної сторінки Урядового веб-порталу. Це вже передбачається на Головній сторінці сайта, карті сайта, постійністю лівого, правого, верхнього та нижнього полів навігації. Стандартизована за структурою інформаційна картка висвітлює довідкову текстову інформацію як “паспорт” області: історія регіону (відомості про адміністративно-територіальний поділ, владу, кордони, населення, економічний потенціал, культуру і традиції, природу і екологію), контактна інформація.

Головна сторінка веб-сайта обласної державної адміністрації містить  інтегровану інформацію і доволяє здійснювати загальне орієнтування в системі інформаційних ресурсів як власне ОДА, так і у зв’язках та лінках з міжнародними та внутрідержавними ресурсами. Головна сторінка має уніфіковану з Урядовим веб-порталом форму навігації. Вона містить карту сайта області або список основних стартових сторінок, відомості про обласну державну адміністрацію.

Ієрархічна побудова усіх без винятку сайтів ОДА ґрунтується на системних, міжсистемних та внутрішньосистемних зв’язках. Сайти ОДА є елементом ієрархічно побудованих ресурсів органів виконавчої влади, мають зв’язки з ресурсами Урядового порталу, центральними та місцевими органами виконавчої влади,. На сайтах передбачений зв’язок з веб-ресурсами Адміністрації Президента України та Верховної Ради України, органами місцевого самоврядування. Внутрішні взаємозв’язки між сторінками відображаються на карті сайта та враховують як організаційну структуру адміністрації, так і напрями діяльності, що пов’язуються за певними питаннями або темою.

5. Офіційним джерелом та підґрунтям у формуванні всіх документаційних та інших документально-інформаційних ресурсів ОДА є документування управлінської діяльності за напрямами діяльності їх відділів та управлінь, що фіксує різні форми реалізації ОДА покладених на них обов’язків. Одночасно виконання цих функцій відображено і на веб-сайтах, де розміщено: документи з адміністративно-управлінської діяльності ОДА; завдання та нормативно-правові акти щодо діяльності та функції як ОДА в цілому, так і за управліннями та відділами; акти регуляторної діяльності, правила реєстрації, ліцензування окремих видів діяльності, зразки документів, необхідних для звернення громадян до органу. Розміщуються документи щодо виконання бюджету, цільових програм, переліку і форм надання комунальних послуг тощо.

Одним із напрямів діяльності ОДА є послуги, що надаються юридичним особам, громадянам, держслужбовцям, зокрема, консультації та допомога в оформленні документів щодо організації економічної, суспільної діяльності, соціального захисту, охорони та реалізації конституційних прав громадян у різних сферах суспільного життя (працевлаштування, соціальне забезпечення, послуги у галузі медицини, освіти, культури, охорони сім’ї тощо). Вони мають розвинену структуру і відображені у каталогах послуг.

Важливою є робота із зверненнями, скаргами, пропозиціями, що є складовою інфoрмаційних ресурсів веб-сайтів ОДА і регулюється Законом України “Про звернення громадян” (1996 р.), який унормовує права громадян щодо їх участі у вдосконаленні державного управління, захист їх інтересів та прав. На сторінках веб-сайтів пояснюються механізми зв’язків з громадськістю та зворотного зв'язку, подаються регламентуючі документи, вміщуються накази голів ОДА, юридичні поради, зразки документів, листи громадян, а також доповідні записки, звіти, інші документи, що містять інформацію щодо виконання роботи з певного питання. 

Електронні ресурси державного документообігу мають значні переваги порівняно з паперовими. Вони дозволяють оперативно надавати численні інформаційні послуги, забезпечувати прозорість та юридичну гарантованість їх виконання. Ресурси веб-документів ОДА не повністю відображають документаційні фонди ОДА (вони мають лише часткову спільність ). Значна частина веб-документів є не електронною копією службових та інших офіційних документів ОДА, а  створюється на підставі аналітико-синтетичного опрацювання їх інформації. У цьому аспекті зазначені веб-документи можна вважати оригінальними документами різних жанрів і номіналів.

6. Накопичення та зміст інформаційних ресурсів обласної державної адміністрації відбувається на більшості сайтів на значно ширшій, ніж документаційний фонд адміністрації,  джерельній базі. Зокрема, залучаються електронні ресурси інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, громадських організацій,  матеріали преси, видань установ культури, наукових установ, закладів освіти, підприємств тощо. Це суттєво підвищує інформативність веб-сайтів. Наповнення, форми подання та використання таких веб-ресурсів значною мірою залежить від ініціативи власне обласної державної адміністрації. Залучення інших джерел, періодичне аналітичне опрацювання інформації як чинник покращання реалізації функцій ОДА, розширення доступу, у тому числі щодо досягнень науки, культури, освіти, презентації історичних пам’яток, визначає окрему роль веб-сайтів ОДА, як виду ресурсу органів виконавчої влади, що існує в мережі Інтернет і має нову інформаційну якість – репрезентувати оперативну джерельну базу соціокультурних процесів в Україні в електронній формі виді, що знаходиться у відкритому доступі. Чинна законодавча та інша нормативно-правова база дозволяє розвивати веб-ресурси в двох площинах. Веб-портали і сайти ОДА почали виконувати як державотворчу, так і за власною ініціативою  соціокультурну функції, шляхом репрезентації різних веб-документів про історію регіону, стан та перспективи розвитку його економіки, культури, науки, освіти. Подальше наповнення сайта залежить від діяльності  структур ОДА та розвитку ініціативних ресурсів ОДА. У цій сфері унормовано лише принципи подання інформації, тому структура сайтів та змістовне наповнення рубрик, їхня кількість та розгалуженість залежать від концепції сайта конкретної адміністрації.

7. Веб-сайт обласної державної адміністрації як документально-інформаційна система виконує низку взаємопов’язаних загальних та спеціальних функцій.

Загальними функціями є:

  1. Інформаційно-кумулятивна. Вона знаходить вияв у тому, що інформація, яку продукує адміністрація, накопичується, упорядковується та зберігається у вигляді веб-документів та даних  як в нормативній, так й ініціативній частинах.

         2. Соціально-комунікаційна. Її зміст зумовлений реалізацією різнопланових соціальних зв'язків між органами виконавчої влади та суспільством, як з його структурними елементами та іншими інформаційними системами, і наявністю безпосереднього зворотного зв’язку з громадськістю через низку спеціальних рубрик, що дозволяє здіймнювати обмін інформацією, починаючи від “гарячої лінії” та “поштової скриньки” і закінчуючи пропозиціями відкрити нову сторінку або впровадити зв’язок з іншими ресурсами, сайтами. Це система, що реагує на вплив середовища і сигнали, що надходять ззовні.

  3. Загальнокультурна. Зміст веб-ресурсів відображає як ретроспективну, так і сучасну історико-культурну інформацію про розвиток освіти, науки та техніки, культуротворчі процеси в суспільстві та інфoрмаційно впливає на розвиток матеріальної та духовної культури України у її різних сферах.

  Спеціальними функціями є:

  1. Управлінська. Зміст веб-ресурсів обласної державної адміністрації має бути спрямованим на реалізацію державних завдань у галузі суспільного розвитку.

  2. Правова. На веб-сайтах представлені законодавчі та інші нормативно-правові акти, що фіксують правові норми, інші документи, що здійснюють правове регулювання, а також відображають зміни правових норм. Крім того, система сприяє реалізації та захисту соціальних прав юридичних осіб та громадян України.

         3. Джерелознавча. Вона виявляється у тому, що формуються ресурси, які містять інформацію з різних напрямів соціально-економічного та політичного життя суспільства і після виконання оперативної функції найбільш цінна їх частина, не відображена у документаційних фондах ОДА, має бути переданою на архівне зберігання і набути функцій архівних документів та історичних джерел. Разом з тим,  інформація веб-сайтів у відкритому інформаційному просторі вже у період їх оперативного існування може бути використаною для проведення історичних, економічних, соціологічних та інших досліджень.