Ковальчук Наталія Володимирівна Тенденції та перспективи розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою : Ковальчук Наталья Владимировна Тенденции и перспективы развития документационного обеспечения управления библиотекой Kovalchuk Natalia Volodymyrivna Trends and prospects of development of library management documentation

Краткое описание

Ковальчук Наталія Володимирівна, методист вищої категорії сектору інформаційно-методичного забезпечення навчального процесу навчально-методичного відділу, Національна академія керівних кадрів культури і мистецтв. Назва дисертації: «Тенденції та перспективи розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою». Шифр та назва спеціальності 27.00.02 документознавство, архівознавство. Спецрада Д26.165.01 Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ ТА ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНА БІБЛІОТЕКА УКРАЇНИ ІМЕНІ В. І. ВЕРНАДСЬКОГО

Кваліфікаційна наукова
праця на правах рукопису

КОВАЛЬЧУК НАТАЛІЯ ВОЛОДИМИРІВНА

УДК 023:005]:002.1]](043.5)

ДИСЕРТАЦІЯ

ТЕНДЕНЦІЇ ТА ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ

ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ БІБЛІОТЕКОЮ

27.00.02 – документознавство, архівознавство

27 – соціальні комунікації

Подається на здобуття наукового ступеня кандидата наук із соціальних комунікацій

Дисертація містить результати власних досліджень. Використання ідей, результатів і текстів інших авторів мають посилання на відповідне джерело

_________ Н. В. Ковальчук

Науковий керівник:
доктор педагогічних наук, професор

ПЕТРОВА Людмила Григорівна

Київ − 2020

ЗМІСТ

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ 16

ВСТУП 17

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ЗАСАДИ І ДЖЕРЕЛЬНА БАЗА

ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ 22

1.1. Еволюція формування управлінської документації 22

1.2. Джерельна база та методологічна основа дослідження 37

1.3. Термінологічна система досліджуваної галузі 66

Висновки до розділу 1 85

РОЗДІЛ 2. СУЧАСНИЙ СТАН ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ БІБЛІОТЕКОЮ 89

2.1. Нормативно-правове регулювання документаційного

забезпечення діяльності бібліотеки 89

2.2. Основні види управлінської документації бібліотеки 111

2.3. Служба документаційного забезпечення управління

в умовах цифрових комунікацій 133

Висновки до розділу 2 140

РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМИ ВДОСКОНАЛЕННЯ

ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ БІБЛІОТЕКОЮ 143

3.1. Тенденції розвитку документаційного забезпечення

управління бібліотекою в сучасних умовах 143

3.2. Використання інформаційно-комунікаційних технологій

в організації документних комунікацій 161

3.3. Концептуальна модель документаційного забезпечення

управління бібліотекою 173

Висновки до розділу 3 188

ВИСНОВКИ 192

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 196

ДОДАТКИ 236

Додаток А. Список публікацій здобувача за темою дисертації

та відомості про апробацію основних положень дисертаційної роботи 236

Додаток Б. Визначення понять сфери документаційного

забезпечення управління бібліотекою 240

Додаток В. Акт впровадження результатів дисертаційного дослідження 255

16

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

АІС

АРМ

БД

ДЗУ

ДКУД

ДСТУ

ЕД

ЕЦП

ЄС

ЄДСД

ІКТ

ІС

КЕД

НБУВ

НБУ ім. Ярослава

Мудрого

ОТГ

СЕД

Укрдержархів

УНДІАСД

УСД

ISO

автоматизована інформаційна система

автоматизоване робоче місце

база даних

документаційне забезпечення управління

Державний класифікатор управлінської документації

Державні стандарти України

електронні документи

електронний цифровий підпис

Європейський Союз

Єдина державна система діловодства

інформаційно-комунікаційні технології

інформаційна система

керування електронною документацією

Національна бібліотека України

імені В. І. Вернадського

Національна бібліотека України

імені Ярослава Мудрого

Об’єднанні територіальні громади

система електронного документообігу

Державна архівна служба України

Український науково-дослідний інститут

архівної справи та документознавства

уніфікована система документації

Міжнародна організація зі стандартизації

17

ВСТУП

Обґрунтування вибору теми дослідження. Безперервне зростання обсягів інформації та документації призводить до появи складновирішуваних завдань: пошук документів, підтримання їх в охайному стані, забезпечення режиму конфіденційності та збереження документів. У результаті виникає ситуація дефіциту інформації, неоперативного прийняття управлінських рішень, збільшення витрат на документообіг, що негативно впливає на ефективність роботи організації, зокрема бібліотеки. Це зумовлює необхідність удосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою з використанням комп’ютерних технологій, зокрема впровадження системи електронного документообігу, що дасть змогу значно скоротити обсяг паперових документів, організувати прийом і реєстрацію документів, що надходять, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу з документами.

За сучасних умов розвитку соціально-комунікаційної сфери бібліотека стає важливим елементом суспільної інформаційно-комунікаційної інфраструктури, що спричинює потребу пошуку нових підходів до організації її ефективного документаційного забезпечення. Від об’єктивного та своєчасного отримання, опрацювання, реєстрації документів і контролю за їх виконанням залежить оперативність прийняття та виконання управлінських рішень, відповідно ефективність функціонування бібліотеки як соціокомунікаційного інституту.

Актуальність проблеми дослідження посилює наявна необхідність наукового осмислення документаційного забезпечення управління бібліотекою та його практичного розв’язання, зокрема вирішення суттєвих протиріч: між активним процесом організаційних, функціональних, техніко-технологічних змін у діяльності бібліотеки й усталеними формами документаційного забезпечення управління; між нагальною необхідністю пошуку нових моделей удосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою на базі використання комунікаційних засобів і недостатнім рівнем упровадження їх у практику бібліотеки. Подолання зазначених протиріч потребує розроблення

18

наукових засад і перспективних напрямів розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою в епоху глобальної інформатизації. Аналіз фахових публікацій засвідчив нестаток загальних комплексних наукових праць

окресленого питання. Отже, актуальність теми дослідження зумовлена відсутністю конкретних наукових розробок щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою. Вирішення цього теоретико-практичного питання стане важливим чинником для подальшого розвитку теорії та практики документознавства.

Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами.

Дослідження проведене в межах комплексної наукової теми кафедри культурології та інформаційних комунікацій Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв (НАКККіМ) «Актуальні проблеми культурології: теорія та історія культури» (2015–2020 рр.; реєстр. № 0115U001572).

Мета дослідження полягає в обґрунтуванні теоретичних і практичних засад удосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою як важливого чинника її ефективного функціонування.

Для досягнення поставленої мети поставлено та вирішено такі завдання:

проаналізувати термінологічний апарат предметної сфери дослідження та запропонувати визначення поняття «документаційне забезпечення управління бібліотекою»;

охарактеризувати основні види управлінських документів у бібліотеці; проаналізувати законодавче та нормативно-методичне регулювання документаційного забезпечення управління бібліотекою;

визначити вплив інформаційно-комунікаційних технологій як чинника, спрямованого на покращення роботи з управлінськими документами;

розробити концептуальну модель документаційного забезпечення управління бібліотекою;

обґрунтувати перспективні напрями вдосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою як соціокомунікаційним інститутом.

Об’єкт дослідження – документаційне забезпечення управління бібліотекою.

19

Предмет дослідження – стан і перспективні напрями розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою.

Методи дослідження. Для досягнення мети й вирішення поставлених завдань на різних етапах дослідження використано загальнонаукові й спеціальні методи пізнання. Зокрема, до комплексу основних взаємопов’язаних

взаємодоповнювальних методів дослідження належать: джерелознавчий пошук та аналіз основних публікацій, пов’язаних з тематикою дисертації; термінологічний метод – для уточнення змісту базових понять галузі дослідження. За допомогою історичного методу визначено передумови формування основних видів управлінських документів. Системний підхід використано при вивченні досліджуваної проблеми як цілісного об’єкта й при аналізі наявності його складників у сукупності та взаємозв’язку. За допомогою інформаційного та соціокомунікаційного підходів обґрунтовано місце предмета дослідження в інформаційно-комунікаційному просторі бібліотеки. Завдяки методу моделювання розроблено концептуальну модель документаційного забезпечення управління бібліотекою, визначено перспективні напрями вдосконалення документаційного забезпечення управління бібліотеками України.

Наукова новизна отриманих результатів полягає в тому, що дисертація є першим дослідженням, у якому системно розглянуто еволюцію, сучасний стан та перспективи розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою.
У дисертації вперше:

на основі проведення ґрунтовного аналізу термінологічної системи запропоновано визначення поняття «документаційне забезпечення управління бібліотекою»;

визначено систему управлінської документації бібліотеки, склад якої обумовлений функціями управління;

доведено потребу використання інформаційно-комунікаційних технологій

організації документних комунікацій в управлінні бібліотекою;

запропоновано концептуальну модель документаційного забезпечення управління бібліотекою;

20

набули подальшого розвитку:

– теоретико-методологічні засади впровадження системи електронного документообігу в управлінській діяльності бібліотек України.

Практичне значення отриманих результатів полягає в тому, що теоретичні й організаційно-методологічні положення та висновки дисертації можна застосувати в наукових дослідженнях з документознавства та при підготовці відповідних нормативно-правових і законодавчих актів.

Отримані результати дослідження стануть корисними в освітніх і наукових цілях, зокрема при викладанні навчальних дисциплін та при підготовці навчально-методичних програм і посібників, методичних рекомендацій для здобувачів вищої освіти за спеціальністю 029 «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа» зі спеціалізації «Документознавство та інформаційна діяльність», застосовані в системі підвищення кваліфікації фахівців інформаційної, бібліотечної та архівної справи в Центрі неперервної культурно-мистецької освіти Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв.

Особистий внесок здобувача. Дисертація є самостійно виконаною науковою працею, у якій основні положення, узагальнення та висновки належать авторові. Наукові публікації за темою роботи одноосібні.

Апробація результатів дослідження. Основні положення, висновки та рекомендації дисертації викладено в опублікованих наукових працях та обговорено під час наукових конференцій, зокрема: «Інформаційна діяльність, документознавство, бібліотекознавство: історія, сучасність, перспективи» (Київ, 27 квітня 2016 р.); «Сучасні соціокультурні та політичні процеси в Україні» (Київ, 1 червня 2016 р.); «Гуманітарні студії НАКККіМ – 2017» (Київ, 23 листопада 2017 р.), «Інформаційна діяльність, документознавство, бібліотекознавство: історія, сучасність, перспективи» (Київ, 30–31 травня 2018 р.); «Культура і мистецтво: сучасний вимір» (Київ, 6–7 грудня 2018 р.); «Актуальні питання документознавства та інформаційної діяльності: теорія та інновації» (Одеса, 27–29 березня 2019 р.), «Інформація, комунікація, суспільство – 2019» (Чинадієво, 16–18 травня 2019 р.), «Библиотеки и музеи в современной образовательной и социокультурной

21

среде: сохранение традиций и перспективы развития» (Мінськ, 24–26 вересня 2019 р.); «Людина в інформаційному просторі: документ як соціокультурний феномен у комунікативному просторі інформаційного суспільства» (Кременчук, 14 листопада 2019 р); «Передові технології реалізації освітніх ініціатив» (Переяслав-Хмельницький, 5 лютого 2020 р.).

Публікації. Основні положення та результати дослідження викладено

п’ятнадцяти наукових публікаціях, серед яких: п’ять – у наукових фахових виданнях України, затверджених МОН України, й одна – у фаховому виданні іноземних держав; дев’ять – тез доповідей на міжнародних і всеукраїнських наукових конференціях і семінарах.

Структура та обсяг дисертації. Робота складається з титульного аркуша,

анотації українською та англійською мовами, списку публікацій здобувача за темою роботи, змісту, переліку умовних скорочень, вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел (438 позицій), додатків. Текст дисертації проілюстровано 6 рисунками. Загальний обсяг роботи – 255 сторінок, основний текст становить 174 сторінки (8,7 авторських аркушів).

Список литературы

ВИСНОВКИ

дисертації представлено теоретичні узагальнення та нові підходи до вирішення завдань удосконалення документаційного забезпечення управління бібліотекою. У процесі дослідження вирішено всі завдання та сформульовано такі висновки.

Аналіз теоретико-практичної бази дослідження дав змогу виявити відсутність єдиних концептуальних підходів до визначення ролі та значення документаційного забезпечення управлінської діяльності бібліотеки. Об’єктивною потребою якісного розвитку процесів документаційного забезпечення управління
чітке й правильне визначення терміносистеми проблематики дослідження.

Зазначено, що система термінів свідомо формується як у нормативних правових актах, першочергово законах і стандартах, так і в наукових дослідженнях, навчальних посібниках і фахових термінологічних словниках. Правила й інструкції містять вказівки, спрямовані на впорядкування процесів документаційного забезпечення управлінської діяльності бібліотеки. Терміни досліджуваної сфери та їх визначення найбільш повно відображено в галузевих термінологічних словниках і навчальних посібниках.

Проаналізовано зміст понять у терміносистемі документаційного забезпечення управління бібліотекою, яку становлять такі терміни та терміносполучення: «документ», «документаційне забезпечення управління», «документаційний фонд», «електронний документ», «службовий документ», «управлінська документація» та ін. На основі опрацювання зазначеної вище терміносистеми запропоновано власне визначення поняття «документаційне забезпечення управління бібліотекою» – це сукупність дій, спрямованих на забезпечення управлінських структур бібліотеки системою документації, яка уможливлює виконання функції управління бібліотекою.

За результатами аналізу управлінської документації подано характеристику основних видів управлінських документів зі специфічним змістовим і функціональним призначенням: організаційно-правова документація

193

бібліотеки: статут, положення про підрозділи, штатний розклад, колективний договір, положення про колегіальні органи, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників; розпорядча документація: накази керівника бібліотеки, рішення науково-методичної ради; планово-звітна документація: універсальні й тематичні плани бібліотеки і її відділів; бухгалтерсько-облікова документація: звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо; фінансова документація: фінансові плани (баланси прибутків і видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів; аналітичні та статистичні звіти; договірна документація: договори на придбання і дарування літератури, поставки обов’язкового примірника, про повну матеріальну відповідальність, надання комунальних послуг тощо; технологічна документація: інструкції на технологічні процеси, що побудовані за функціональною ознакою технологічних процесів бібліотечного опрацювання документів відповідно до видів і примірників: комплектування, первинне опрацювання та облік документів тощо; інформаційно-довідкова документація: вхідне і вихідне листування, доповідні та службові записки, довідки, заяви, акти, протоколи; кадрова документація: резюме, анкети, заяви (про прийом на роботу, про переведення, про надання відпустки, про звільнення, про ознайомлення з документами, що знаходяться в особовій справі), табелі обліку робочого часу, особові картки працівників, накази з особового складу, трудові договори.

З’ясовано, що система управлінської документації бібліотеки становить сукупність документів, які використовують у діяльності бібліотеки для забезпечення управлінського та технологічного процесів.

Обґрунтовано, що склад системи управлінської документації бібліотеки, визначається: роллю та функціями, зумовленими специфікою змісту її діяльності; встановленими в бібліотеці порядком і правилами вирішення управлінських завдань, пов’язаних з провадженням нею своєї діяльності і

194

створенням для цього необхідних умов; обсягом і характером взаємозв’язків бібліотеки з іншими установами, а також з вищими органами управління.

Використання інформаційно-комунікаційних технологій є одним із важливих чинників забезпечення процесів організації документних комунікацій

управлінні бібліотекою. Визначено, що в документних комунікаціях каналом інформації є система якісного документообігу як матеріального носія, що забезпечує суб’єктів управління документною інформацією. Підвищення рівня інформативності на основі високоефективних технічних засобів в управлінській діяльності бібліотеки сприятиме вирішенню таких питань, як: забезпечення достовірності показників й оперативності їх формування і подання; зменшення затрат часу для здійснення аналізу й прийняття управлінського рішення;

забезпечення прямого та вчасного доступу до управлінської документації; формування ефективності внутрішньої документної комунікації між структурними підрозділами; створення інформаційних каналів для обміну інформацією між певними фахівцями та групами, координації їх дій.

Вказано, що внутрішні (комунікації керівництва з підлеглими та виконавцями) і зовнішні (комунікації з контролюючими органами, бібліотеками, видавництвами, громадянами й ін.), вхідні і вихідні, прямі і зворотні документні потоки управлінської інформації формують комунікаційне середовище бібліотеки.

Концептуальна модель документаційного забезпечення управління бібліотекою спрямована на покращення результативності її діяльності шляхом формування організаційної бази оптимізації документообігу в бібліотеці,

зокрема впровадження електронного документообігу та створення спільного інформаційно-комунікаційного середовища. На специфіку документних комунікацій управління бібліотекою впливає характер взаємозв’язків її зовнішнього та внутрішнього середовищ, що фіксують в управлінських документах. Від надійної комунікації та взаєморозуміння між її учасниками залежить ефективність документних комунікацій у бібліотеці, що є однією з важливих умов успішного її функціонування. Це сприятиме формуванню

195

якісного внутрішнього й зовнішнього документно-комунікаційного середовища, необхідного для реалізації перспективних напрямів розвитку документаційного забезпечення управління бібліотекою.

Встановлено, що найважливішими пріоритетними напрямами підвищення ефективності функціонування документаційного забезпечення управління бібліотекою є:

1) упровадження інформаційної системи, що має забезпечити підтримку основних процесів управління бібліотекою та передбачає: створення єдиної інформаційної мережі для збирання, пошуку, оброблення і пересилання управлінської інформації; налагодження ефективних інформаційних горизонтальних і вертикальних документних комунікацій усередині бібліотеки для обміну інформацією; надання доступу до зовнішніх джерел інформації, що забезпечить узгоджену та цілеспрямовану взаємодію структурних підрозділів бібліотеки. Система має функціонувати з урахуванням посилених вимог до захисту інформації для: гарантування збереженості управлінських документів,

надання безпечного до них доступу, забезпечення достовірності документів, фіксування дій працівників з управлінськими документами;

2) удосконалення законодавчої та нормативно-методичної бази, що регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення управління бібліотекою, забезпечення організаційних і технологічних аспектів запровадження та функціонування електронного документообігу, створення комплексної системи захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах бібліотеки;

вирішення питань формування та розвитку системи підготовки,

перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів галузі на основі державного замовлення; підвищення якості навчання документознавців і бібліотечних фахівців, що наділені адміністративними правами.