Козак Мирослав Іванович. Автоматизація господарського обліку з використанням бах даних

Короткий опис

Козак Мирослав Іванович. Автоматизація господарського обліку з використанням бах даних: дис... канд. екон. наук: 08.06.04 / Національний науковий центр "Інститут аграрної економіки" УААН. - К., 2005.

Козак М.І. Автоматизація господарського обліку з використанням баз даних. Рукопис.
Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.06.04. бухгалтерський облік, аналіз та аудит. Національний науковий центр Інститут аграрної економіки”, Київ, 2005.
Дисертація присвячена дослідженню форм і технологій ведення обліку в умовах використання комп’ютерної техніки. У роботі досліджено еволюцію форм і технологій ведення обліку, визначено тенденції в розвитку комп’ютерних технологій ведення обліку та обґрунтовано підходи до побудови комп’ютерної технології ведення обліку з використанням баз даних. В результаті дослідження запропонована архівно-комп’ютерна форма обліку, в основу якої покладено роботу з автоматизованим поточним архівом (банком) електронних документів планового, облікового і нормативно-договірного характеру, а також опрацьовані модульна структура інтегрованої системи автоматизації господарського обліку для підприємств сільського господарства і рекомендації по її впровадженню за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу.

1. В сучасних умовах господарський облік стає більш активним елементом системи господарського управління. Як функція управління, облік забезпечує зворотний зв’язок між господарськими об’єктами та органами управління підприємством; як інструмент контролю забезпечує законність і доцільність здійснення господарських операцій, а також збереження й раціональне використання господарських засобів; як інструмент аналізу забезпечує оцінку результатів і резервів ведення господарської та маркетингової діяльності; як складова система управління здійснює управління фінансовою діяльністю. Одночасно облік, як інформаційна система, безперервно розвивається з ускладненням виробничої, маркетингової і фінансової діяльності та організаційної структури управління господарством, появою нових інформаційних технологій і засобів інформатизації.
2. Поняття Форма бухгалтерського обліку”, суть якої при паперових технологіях ведення обліку визначалась регістрами та зв’язками між ними, при комп’ютерних технологіях, як синонім системи бухгалтерського обліку, також зберігає право на існування, проте її визначення доцільно змінити на відповідним чином організована система елементів методу бухгалтерського обліку і технологія облікової роботи для досягнення поставлених перед обліком завдань”. При цьому роль облікових регістрів, як матеріальних носіїв рахунків бухгалтерського обліку та визначального елемента раціоналізації технології при ручних формах, у комп’ютерних формах обліку зменшується. За регістрами залишаються тільки функції із забезпечення контролю шляхом стандартизації представлення інформації в базі даних і відображення узагальненої інформації у звітних формах. Останні також підлягають в необхідних випадках стандартизації.
3. Існують наступні тенденції в розвитку комп’ютерних технологій ведення обліку:
інтеграція його видів і систем автоматизованої обробки економічної інформації через використання баз даних;
централізація/децентралізація обліку залежно від структури та потреб управління за допомогою розвитку системи АРМів і використання локальних комп’ютерних мереж і Intranet(Internet)-технологій;
збільшення аналітичних можливостей обліку через розвиток системи рахунків і мультимедійне представлення звітних форм;
зменшення трудомісткості обліку шляхом застосування ефективних прийомів ведення облікових записів і застосування технічних засобів для збору, реєстрації, передачі, систематизації, зберігання, пошуку, обробки інформації.
4. Інтеграція в обліку забезпечується розвитком його видів та інтеграцією їх даних на основі первинного обліку. При цьому вертикальна інтеграція забезпечується поділом і раціоналізацією взаємозв’язків між оперативно-технічним, бухгалтерським і статистичним видами обліку, а горизонтальна інтеграція раціоналізацією взаємозв’язків між фінансовим і різними ділянками управлінського обліку.
5. Реєстрація господарських операцій в системі господарського обліку має відбуватися децентралізовано в місцях їх здійснення та збору даних, систематизація і зберігання інформації в єдиній базі даних первинного обліку, планової і нормативно-договірної інформації, а узагальнення по об’єктах обліку, аналізу і контролю децентралізовано в місцях прийняття управлінських рішень.
Таким вимогам найбільш повно відповідає комп’ютерна технологія з архітектурою клієнт-сервер”, в основу якої покладено: використання бази даних у форматах первинних документів; обмін інформацією за допомогою локальних комп’ютерних мереж і (або) корпоративних мереж Intranet; обробка інформації на автоматизованих робочих місцях осіб, які приймають управлінські рішення; застосування технічних засобів, якщо це можливо, для збору та реєстрації вхідної інформації.
6. Глибина аналітичності господарського обліку визначається можливістю реалізації в технології моделей, що забезпечують багатомірність обліку для цілей звітності, аналізу і контролю. При цьому аналітичність фінансового обліку забезпечується використанням моделей поопераційної класифікації, паралельних рахунків та ієрархічної деталізації, а також систематизацією облікової інформації у вигляді стандартизованих проводок, або записів у тій чи іншій системі рахунків. Аналітичність різних ділянок управлінського обліку забезпечується використанням моделей простого обліку, паралельних рахунків, аналітичної класифікації, розподілу функцій між АРМами, а також систематизацією інформації на АРМах у вигляді показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу і контролю.
7. Оперативність ведення фінансового й управлінського обліку при цьому має забезпечуватись в основному оперативною реєстрацією і систематизацією облікової, планової та нормативно-договірної інформації в банку (електронному архіві) первинних документів, розпаралеленим пошуком та узагальненням цієї інформації на рахунках обліку по запиту на отримання певної форми звітності, аналітичної таблиці, рисунка чи іншої форми медіа представлення інформації для прийняття управлінських рішень.
8. Пропонується в основу інтегрованої системи автоматизації господарського обліку покласти архівно-комп’ютерну форму обліку, побудовану на використанні розподіленої бази даних реляційного типу, в якій первинні документи (їх електронні аналоги) облікового, планового та нормативно-договірного характеру систематизовані в автоматизованому поточному архіві (банку) електронних документів з використанням принципів архівно-бібліотечної класифікації, регістри фінансового обліку з використанням стандартизованих облікових записів по рахунках бухгалтерського обліку (або стандартизованих проводок облікових фраз), а регістри управлінського обліку з використанням облікових записів у вигляді показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу та контролю.
9. Архівно-комп’ютерній формі обліку притаманні наступні характерні риси (принципи побудови):
збір і реєстрація первинної (облікової, планової та нормативної) інформації провадиться залежно від умов та економічної доцільності автоматичним, автоматизованим, механізованим і ручним способами з використанням технічних засобів для електронного документування або виготовлення електронних копій паперових документів;
систематизація і зберігання облікових, планових і нормативно-договірних електронних документів (в тому числі електронних копій паперових первинних документів) організовується з використанням Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98 (або іншого подібного) в динамічному поточному автоматизованому архіві (банку) електронних документів, а для тривалого зберігання в комбінованому архіві документів та їх копій (паперових і електронних);
узагальнення (групування) інформації для ведення фінансового обліку виконується в процесі бухгалтерської обробки електронних документів з організацією регістра фінансового обліку бази у форматі стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);
узагальнення інформації для ведення управлінського обліку виконується шляхом розпаралеленого пошуку інформації в автоматизованому архіві електронних документів та її групування на автоматизованих робочих місцях (АРМ) спеціалістів-управлінців і службовців різних рівнів з організацією робочих регістрів управлінського обліку в форматі показників, що характеризують об’єкти обліку, аналізу та звітності;
обробка обліково-аналітичної інформації на АРМах для цілей обліку, аналізу та звітності виконується з використанням робочих баз даних управлінського обліку й автоматичним отриманням (в пакетному або діалоговому режимах) бухгалтерських і статистичних звітів, аналітичних таблиць, графічних документів, при необхідності паперових облікових регістрів.
10. Використання автоматизованого поточного архіву електронних документів як основного джерела інформації для ведення обліку, аналізу та звітності потребує відповідної організації архівного господарства й автоматизованого документообороту. Тому технологія облікової роботи при архівно-комп’ютерній формі передбачає наступні етапи роботи з документами:
а) виготовлення документів та їх електронних копій, або приймання їх зі сторони;
б) оформлення документів та їх реєстрація в динамічному поточному автоматизованому архіві;
в) бухгалтерська обробка електронних документів з формуванням регістра фінансового обліку Рахунки” автоматизованої бази стандартизованих бухгалтерських проводок (або записів у системі бухгалтерських рахунків);
г) щорічна (або з іншою періодичністю, встановленою графіком документообороту) передача документів (як паперових, так і електронних) до статичного комбінованого архіву для організації їх тривалого зберігання;
д) робота з інформацією на автоматизованих робочих місцях спеціалістів-управлінців і службовців різних рівнів відповідно до покладених на них функцій по веденню управлінського обліку.
11. Інтегровану систему автоматизації господарського обліку на підприємствах сільського господарства, в основу якої покладено архівно-комп’ютерну форму, з метою забезпечення гнучкості при її узгодженні з умовами і потребами управління конкретним підприємством, впровадженні та розвитку, доцільно будувати за модульним принципом. При цьому доцільно розвивати наступні програмно-технологічні модулі:
Ведення архівного господарства в складі: поточного динамічного архіву документів, впорядкованого згідно з класифікатором управлінської документації ДК 010-98; автоматизованого банку бухгалтерських проводок (записів у системі бухгалтерських рахунків) АБД Рахунки”, організованого з використанням класифікатора об’єктів обліку, контролю і аналізу; фонду алгоритмів і програм у складі системного і прикладного забезпечення для автоматизації процедур обробки інформації; бази знань Законодавчі та нормативні акти” з питань ведення обліку та господарської діяльності; комбінованого архіву документів для тривалого зберігання, АРМ адміністратора системи.
Управління персоналом”. Для умов сільськогосподарського підприємства до складу модуля доцільно включати: АРМ секретаря і по обліку кадрів та АРМ бухгалтера по обліку праці та її оплати.
Управління виробництвом”. Для умов сільськогосподарського підприємства до його складу доцільно включати АРМи: керівника (обліковця) рослинницьких підрозділів; тваринницьких підрозділів; керівника (диспетчера) автотранспортного парку; керівника (нормувальника) промислового підрозділу; керівника (обліковця) машинно-тракторного парку; агронома; зоотехніка; інженера-механіка; бухгалтера з обліку витрат на виробництво; бухгалтера з обліку основних засобів тощо.
Управління маркетинговою діяльністю” в складі АРМів: заступника керівника з маркетингової діяльності; бухгалтера з обліку запасів; комірників, бухгалтера з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.
Модуль Управління фінансовою діяльністю” в складі АРМів: економіста, головного бухгалтера, бухгалтера по обліку грошових коштів, розрахунків з бюджетом, обліку нематеріальних активів, касира.
АРМ керівника підприємства.
Модульний принцип організації системи дає змогу створювати її різні модифікації та поетапно впроваджувати в практику управління підприємством.
11. Для широкого впровадження архівно-комп’ютерної форми обліку та інтегрованих систем автоматизації господарського обліку в сільськогосподарських підприємствах України опрацьовані рекомендації з організації впроваджувальних робіт за науково обґрунтованою технологією консультаційного процесу.
Вузлові елементи цієї технології апробовані при впровадженні комп’ютерного обліку на підприємствах Київської області (навчально-дослідному господарстві Великоснітинське”, ВАТ Комбінат Тепличний”, ЗАТ Племінний завод Агро-Регіон”, Військовому сільськогосподарському підприємстві Нива” Міністерства оборони України, Київській дослідній станція Інституту овочівництва і баштанництва УААН), що підтверджує можливість впровадження форми на практиці.